凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。任何項目開始之前，都要有項目計劃，尤其是針對大型的咨詢項目，更是需要對整體項目實現(xiàn)精細(xì)化的管理。但在實際項目推進(jìn)過程中，經(jīng)常會遇到問題……

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。這句話在項目管理中尤為重要。對于大型咨詢項目來說，精細(xì)化的管理尤為必要。然而，在實際推進(jìn)過程中，經(jīng)常會遇到各種問題：責(zé)任不明確、工作延期、需求增加等等。這些問題的根源多半是沒有做好項目啟動會。本文將結(jié)合實際經(jīng)驗，介紹什么是項目啟動會以及如何做好。

1. 什么是項目啟動會？

項目啟動會（kick-off meeting）通常在中標(biāo)或簽訂合同后舉行，是甲方和乙方第一次正式接觸和了解的會議。它類似于古代的誓師大會，旨在告訴團(tuán)隊要做什么、如何做以及達(dá)成后的結(jié)果是什么。一個好的開始等于成功的一半，因此啟動會非常重要。

通過啟動會可以達(dá)成以下幾點(diǎn)作用：

1）明確目的和目標(biāo)：統(tǒng)一團(tuán)隊對項目的認(rèn)知，調(diào)動起意愿和自主性。

2）明確策略和計劃：確定重要里程碑節(jié)點(diǎn)并達(dá)成共識。

3）明確職責(zé)分工：清晰每個人的角色和定位。

4）明確協(xié)作機(jī)制：確定溝通協(xié)作機(jī)制，例如周例會、月例會等。

2. 如何組織項目啟動會？

成功的會議80%都是在會前完成的。因此，在開展任何類型的會議之前都需要充分準(zhǔn)備，并保證材料完善。具體內(nèi)容包括：

1）項目背景：解釋為什么要做這個項目以及衡量成功標(biāo)準(zhǔn)。

2）項目目標(biāo)：由甲方主導(dǎo)，共同協(xié)商可執(zhí)行、可達(dá)成階段性目標(biāo)。

3）項目成員介紹：介紹每個人職級和負(fù)責(zé)工作內(nèi)容。

4）確定組織架構(gòu)：明確崗位職責(zé)并確保各部門有效配合。

5）確定項目計劃：明確重要里程碑節(jié)點(diǎn)并制定詳細(xì)計劃。

6）確定管理機(jī)制：包括定期溝通機(jī)制等內(nèi)容。

7）風(fēng)險分析：對各模塊工作進(jìn)行風(fēng)險評估并降低風(fēng)險出現(xiàn)可能性。

完成以上主體材料后即可著手組織開展正式會議，并發(fā)送邀請郵件包含以下信息：

- 會議主題
- 會議議程
- 參與人員
- 會議地址
- 文檔附件

在正式開展啟動會時需要注意避免討論。因為該類型的會議屬于信息同步型，雖然可能包含少量討論但主要內(nèi)容應(yīng)該在前期溝通中完成而非在現(xiàn)場臨時討論。最后務(wù)必記得做好收尾環(huán)節(jié)，并及時發(fā)送紀(jì)要給雙方歸檔記錄。

3. 注意事項

1) 計劃越詳細(xì)越好？其實不然！前期規(guī)劃不需要太過詳盡，在遠(yuǎn)期完整規(guī)劃之前只需明確重要里程碑節(jié)點(diǎn)即可；

2) 確保高管參與戰(zhàn)略層面涉及到高管必須參與才能保證后續(xù)順利推進(jìn)；

3) 控制節(jié)奏主持人應(yīng)把控整場節(jié)奏；

4) 做好紀(jì)要記錄參考點(diǎn)包括參與人員、時間地點(diǎn)、背景目標(biāo)、團(tuán)隊架構(gòu)職責(zé)分工、關(guān)鍵里程碑時間線交付物、管理機(jī)制以及風(fēng)險評估等內(nèi)容。

總之，“工欲善其事必先利其器”，準(zhǔn)備一場成功啟動會也是一個小型“項目”，熟悉相關(guān)流程方法并掌握技巧可以事半功倍！