你是否曾有這種體驗，當(dāng)回顧過去一周時，自己總有并未像希望的那樣完成太多事情的沉沒感？當(dāng)想要創(chuàng)建一份成功職業(yè)，或是屬于自己的生意時，你的時間也許就是最有價值的資產(chǎn)，而你所得收入就是自己如何花費(fèi)個人時間的直接結(jié)果。你無法買來比自己固有的更多時間，而且時光總在不斷流逝。幾年前，我發(fā)現(xiàn)了一個簡單工作系統(tǒng)，能讓自己幾乎三倍提升個人效率。在這篇文章中，我將分享一些非常實用的點子，能使你在無需比當(dāng)前努力程度更辛苦的情況下，馬上提升個人工作效率。

  保留一份詳細(xì)的時間日志。  

  更好管理個人時間的第一步，就是找出你當(dāng)前花費(fèi)時間的方式。而保留一份時間日志，便是完成此事的高效做法。只嘗試這種做法一天后，你就會對個人時間的實際去向，立刻獲得深入了解。測算時間的行動本身，通常就足以將無意識習(xí)慣提升到清醒意識層面，使你有機(jī)會仔細(xì)檢查并改變它們。

  下面就是保留一份時間日志的具體做法。在一整天里，無論你何時開始或停止一項活動，都請記錄下所用時間?？梢钥紤]使用秒表來記錄每次活動的時間間隔。你可以只在工作時間做此記錄，或是一整天都這樣做。在當(dāng)天結(jié)束時，將所有時間區(qū)塊整理到各個類別中，找出每種類型的活動花了自己多大比例的時間。若你想做得更加徹底，可以連續(xù)記錄一周，再計算出每種類型的活動所占總時間的比例。請盡可能詳細(xì)具體地記錄。注明你在查收郵件、瀏覽新聞、網(wǎng)上沖浪、接打電話、吃飯、去衛(wèi)生間等事情上，分別花了多少時間。只要你從椅子上起身，很可能就意味著自己需要在時間日志上做次記錄。一般情況下，我每天最后能有50-100次日志記錄。

  你可能會驚訝地發(fā)現(xiàn)，在自己認(rèn)為是真實工作的事情上，只花了多么小的一塊時間。研究表明一般的辦公室工作者，每天只會做1.5小時的實際工作。其余時間都花在社交事務(wù)、咖啡時間、吃飯、參與非生意溝通、翻查文件，還有其他許多非工作類任務(wù)上。平均而言，全職辦公室工作者甚至直到上午11點才開始真正工作，到了下午3點半又逐漸松懈下來。

  分析你的記錄結(jié)果。  

  我第一次記錄時間日志時，發(fā)現(xiàn)自己一周在辦公室所待的大約60小時里，只完成了15小時的真正工作。即使從技術(shù)上來說，我已比普通辦公室工作者的效率高出兩倍，自己仍為這種結(jié)果所煩擾。那其余的45個小時都到哪兒去了？時間日志將它們?nèi)空宫F(xiàn)在我面前，說明了自己并未清醒意識到的所有浪費(fèi)時間之處—太過頻繁地查看郵件，在毫無必要完成的任務(wù)上過于追求完美，沉迷于閱讀各種新聞消息，花太長時間用餐，屈服于本可避免的外界干擾，等等。

  計算出個人效率比。  

  當(dāng)我意識到在辦公室花了60小時，卻只完成了15小時的實質(zhì)工作時，便開始詢問自己一些有趣的問題。我的收入和成就感只取決于那15個小時，而非自己在辦公室所花的全部時間。因此我決定開始記錄每天的個人效率比，用我花在實質(zhì)工作上的時間量，除以待在辦公室里的總時間量。對于只花了25%的時間在實質(zhì)工作上，雖然自己一開始肯定被其所煩擾，我也意識到僅僅工作更長時間將是極其愚蠢的做法。

  效率比=（用在“真正工作”上的時間）/（“上班”時間）  

  通過削減上班總時間，迫使個人工作效率實現(xiàn)提升。

  若你曾嘗試訓(xùn)練自己，去做那些你并非真正受到激勵而去做的事情，很可能終會失敗。那便是我在試圖訓(xùn)練自己工作得更努力時，體驗到的自然結(jié)果。事實上，試圖更勞累地工作會令自己喪失動力，讓個人效率甚至更低。所以我勉強(qiáng)決定去嘗試相反途徑。到第二天，我只允許自己在辦公室待上總共5小時，當(dāng)天剩余時間我就不再允許自己做任何工作。結(jié)果，一件有趣的事情發(fā)生了，我肯定你也能想象得到。我的大腦以為工作時間成了種稀缺商品，自己幾乎一連工作了5個小時，個人效率也提升到90%。我在那周剩余時間里繼續(xù)這項試驗，最終完成了25小時的工作，而自己在辦公室總共只待了30小時，從而使個人效率提升到80%。因此，我能將每周上班時間縮減到30小時，同時額外完成了10小時的實質(zhì)工作。若你的時間日志表明個人效率比太低，請大大限制你單日所用的工作總時間，再看會發(fā)生什么結(jié)果。一旦大腦意識到工作時間非常稀缺，你突然就將變得更有效率，因為自己必須如此。當(dāng)你面對緊迫時間限制，通常就能找到更快完成工作的某種方式。但當(dāng)你的時間應(yīng)有盡有，效率低下就會變得非常容易。

  在保持巔峰效率狀態(tài)的同時，逐漸提升工作總時間。  

  經(jīng)過幾周后，我能在逐漸增加每周上班總時間的同時，將個人效率保持在80%以上。到現(xiàn)在我已保持這種狀態(tài)很長時間，通常每周能完成大概40小時的實質(zhì)工作，而只在辦公室里花上大概45小時。我已了解到這是自己的理想狀態(tài)。假如試圖在辦公室花上更多時間，個人效率就會迅速下降。有趣的是，讓我得以優(yōu)化個人效率的這套工作系統(tǒng)，也為我生活的其他領(lǐng)域創(chuàng)造出極佳的平衡狀態(tài)。雖然我用此途徑三倍提升了生意效率，但在追求其他個人興趣愛好上，自己也收獲了大量時間。

  記錄時間日志就是在不增加工作時間的情況下，確保優(yōu)化個人效率的明智選擇。但它只需偶爾進(jìn)行，就能提供這些好處。我每隔3-6個月會記錄一周的時間日志，多年間它已給我?guī)砭薮筠D(zhuǎn)變，總能為我提供新的優(yōu)異表現(xiàn)。若我有太多月份不記錄時間日志，個人效率就將逐漸下降，自己落回各種無意識的浪費(fèi)時間習(xí)慣之中。你很可能會和我一樣，發(fā)現(xiàn)自己對個人效率的直覺感受，與你實際完成的真正工作非常接近。當(dāng)你感覺個人效率低于自己喜歡的狀態(tài)時，就請通過記錄時間日志的方式，提升個人清醒意識，測算出你的效率比，然后進(jìn)行優(yōu)化，讓個人效率回歸它所屬于的最佳狀態(tài)。記錄時間日志是個高效能活動，落實它只需很少時間和努力，其長期回報卻無比豐厚。

  作者：StevePavlina